Non c’è dubbio che nel corso degli ultimi anni Power BI sia diventato un attore di primo piano nel panorama dei software di business intelligence e analytics. Il solo nome del vendor (Microsoft) sembra promettere un’integrazione naturale con Office, in particolare Excel. Così come la prospettiva di non dover più passare ore nella preparazione manuale dei report e nel trovare quella risposta alla richiesta del management (come sempre, ovviamente, urgente).

Le potenzialità per arrivare a questo traguardo ci sono, certo. Ma come ogni strumento, per funzionare bene anche Power BI deve essere prima compreso nelle sue funzionalità per poi essere calato correttamente nella specifica realtà.

Quelli che seguono sono alcuni punti da tenere a mente per un utilizzo “responsabile ” di Power BI. Sicuramente non sono esaustivi. Ma altrettanto sicuramente sono testati sul campo.

L’obiettivo è creare le condizioni, tecnologiche e non solo (soprattutto non solo) per sfruttare Power BI al massimo o quasi, rendendolo quindi un effettivo supporto alle decisioni aziendali.

Fai fare a Power BI quel che sa fare (meglio)

Diffidare dei tuttologi, siano esseri umani o software. La piattaforma di analytics che sappia fare tutto meglio di tutti non esiste. D’altra parte, non può nemmeno essere rincorsa una verticalità spinta che ci costringerebbe a considerare mille software diversi per soddisfare le esigenze.

Power BI si propone come uno strumento per realizzare in poco tempo un sistema di data visualization efficace e, inoltre, un sistema di self service analytics con cui abbattere i tempi di risposta per le analisi “on demand”. Possiamo considerarla un’evoluzione delle tabelle pivot? In un certo senso, sì.

Ecco, se l’obiettivo aziendale in tema analytics è questo, Power BI può essere davvero preso in seria considerazione. Attenzione però: si tratta di un obiettivo non banale, perché non solo tecnologico. Implica infatti un percorso di accompagnamento degli utenti, fino a ieri tranquilli – anche se esausti – nella “comfort zone” dei fogli Excel, verso una nuova realtà più automatizzata e condivisa. Serve una convinzione aziendale nel promuovere questa scelta e nel sostenerla.

Condivisione, condivisione, condivisione

La possibilità, peraltro non solo di questo strumento, di scaricare “free” una versione desktop di Power BI e di utilizzarlo da subito in ambito locale è un sensibile richiamo. E può anche essere il punto di arrivo per alcune piccole e semplici realtà. Tuttavia, in situazioni un po’ più complesse e/o “enterprise” non può bastare, o meglio sarebbe un peccato fermarsi qui.

La possibilità di pubblicare nel portale quanto fatto in locale, in modo semplice e immediato, è una funzionalità che non può non essere sfruttata. Per questo servono licenze, certo, anche se proprio nell’aggressivo approccio di pricing sta una parte della diffusione di Power BI. Ma è la strada giusta per evolvere l’intero processo di analytics, dallo sviluppo alla condivisione con gli utenti.

Formazione = Autonomia

Come detto, Power BI risulta a prima vista semplice da utilizzare, per l’utente finale ma anche per lo sviluppatore. E in parte è proprio così: la curva di apprendimento di Power BI è inizialmente meno ripida di altri software di business intelligence e analytics. Si potrebbe quasi pensare a un processo di “auto-formazione” aziendale, promossa magari da qualche utente più “smanettone”. Tuttavia varrebbe la pena investire in formazione per creare una competenza interna a livello avanzato.

Si tratta di imparare il famoso codice DAX, linguaggio che consente davvero di compiere un notevole salto di qualità nello sfruttamento delle potenzialità di Power BI. Qui la curva di apprendimento si fa un po’ più ripida e richiede persone con un’attitudine verso la programmazione. Ma niente di impossibile. Ne vale la pena di fronte alla possibilità di rispondere anche alle domande di analytics più complesse. E alla prospettiva di diventare, almeno parzialmente, autonomi negli sviluppi.

Considera Power BI come una parte del tutto

Power BI è uno strumento di front end. È il caso di evidenziarlo. OK, se serve può anche coprire altri ruoli nel processo che porta dal dato grezzo all’informazione utile all’utente finale. Può organizzare i dati, certificarne la qualità, gestirne i collegamenti, migliorare le performance. Può farlo, ma fino a un certo punto. Non è il suo ruolo.

Perché, come detto, i tuttologi non funzionano.

Sarebbe invece più indicato e utile, a fronte dell'”as is” e delle esigenze future, pensare all’intero flusso di analytics, ovvero back e front end. Si scoprirà, soprattutto in realtà aziendali strutturate, che Power BI funziona bene se è parte di qualcosa di più vasto. Se è integrato da altri strumenti che consentono di coprire insieme al meglio l’intero processo.

In altre parole: prima di partire, un bella fase preliminare di assessment e condivisione obiettivi è sempre e caldamente consigliata. Questo, a dire il vero, a prescindere dalla tecnologia e dagli strumenti.

Sperimenta, verifica, osa

Power BI è uno strumento ancora giovane e, come tale, in forte evoluzione. I continui rilasci di nuove funzionalità lo testimoniano. Per questo il suggerimento è investire un po’ di tempo per rimanere aggiornati: sperimentando i nuovi oggetti visivi del Marketplace (così da farsi anche promotori in azienda di nuovi metodi di storytelling), verificando i collegamenti alle varie fonti dati (tema di forte attualità), approfondendo tutte le novità del codice DAX, provando ad andare “oltre” l’analisi descrittiva tramite l’integrazione di moduli di advanced analytics.

Rimanere sul pezzo, in questa fase ancora di crescita dello strumento (su cui peraltro il vendor sembra puntare, e molto), può rivelarsi come un vantaggio competitivo non da poco rispetto a chi, pigramente, decida di rimanere alla conoscenza base di Power BI o, ancor peggio, all’interno della propria “comfort zone” dei fogli Excel.

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